“Es que para vos es fácil. Vos llevás el calendario y el Excel en la sangre. Yo no puedo planificar asi”. Cuando me dicen esto, siempre me pone en la difícil decisión de responder o dejarla pasar. Si no tengo tiempo digo “jaja…” pero si tengo tiempo trato de contar que no siempre fue así, que es algo que se aprende.
Hace no muchos años me consideraba un adicto a las urgencias. Creaba proyectos que me excedían para poder tener una guía. Me costaba tener un plan a largo plazo y avanzar de a poco sin pasarme de rosca. Sobre estimaba lo que podía lograr a corto plazo y subestimaba lo que podía lograr a largo plazo. Llegaba tarde a todos lados (muy tarde). Trabajaba de más los fines de semana y el lunes no podía arrancar. No me podía comprometer con un hábito más de una semana. Saltaba de idea en idea, sin poder sostener ninguna en el tiempo. Estaba desconectado de lo importante, perdido en las urgencias, pasándola mal y lo que es peor: sin saber como cambiar.
No podría decir cuando es que esto cambió. Pero podría decir cuando decidí que trabajar en mi productividad personal era una de las bases sobre las cuales tenía que construir todo lo demás. Fue cuando tuve la certeza de querer crear un nuevo negocio de asesoría a la par de 2 restaurantes con 12 empleados. Hasta ese momento mi trabajo en el restaurante me llevaba todo le tiempo y la energía disponible. Sabía que no podía dejar ese negocio de un día para el otro, así que solo quedaba una opción: cambiar mi paradigma de la gestión del tiempo.
En ese momento me acompañaron dos libros claves: La semana laboral de 4hs de Tim Ferriss y Organízate con eficacia de David Allen. Esas dos joyas de la productividad personal, me cambiaron la vida. La motivación es el combustible del aprendizaje. Y en ese momento tenía de sobra. Así que fue un año aprendiendo como pasar de 50hs semanales a menos de 30 dedicadas a los restaurantes.
Quiero compartir algunos conceptos que más impacto tuvieron en esos resultados:
- REPASAR Y PLANIFICAR:
Tener un plan a largo plazo es simple, pero lo difícil es mantenerlo en el tiempo en medio de los imprevistos, frustraciones y problemas del día a día. Nada más común que brindar el 31 de Diciembre con grandes anhelos para el año y que en Febrero ya hayan quedado en la nada.
Invertir tiempo en frenar la pelota, revisar lo que pasó, tomar decisiones y planificar lo que viene, es uno de los cambios mas potentes que podés hacer. Da ansiedad al principio, porque en medio de todo lo que “hay que hacer”, frenar a hacer algo que no es urgente parece una locura. Pero si ponemos en perspectiva el impacto que tiene ese tiempo dedicado a esto, no quedan dudas de es una gran idea.
Creo que lo imprescindible es frenar algunos días al año, un día al trimestre, unas horas a la semana y unos minutos cada día. Sin entrar en técnicas puntuales, se trata de revisar lo que pasó, entender que funcionó y que no y planificar lo que viene. Sea un año o un día, el concepto es el mismo. Para profundizar “Saber en que enfocarme y en que no”
- ESTRUCTURA DEL DÍA:
¿Cómo hago para tener un día muy improductivo y frustrante? simple: comenzá respondiendo mails, mensajes de whatsapp y haciendo tareas cortas y sin demasiado impacto. Finalizá el día queriendo comenzar trabajos largos e importantes que requieran mucha concentración.
Hay una regla de oro en la productividad personal: arrancá trabajando en lo mas largo y difícil con más impacto. Tenemos la tentación de dejar esto para lo último porque son las que más duelen, porque nos enfrenta con la hoja en blanco y con la incomodidad de el trabajo profundo. Tengo esto tan incorporado que si por alguna urgencia estoy a las 10 de la mañana haciendo algo corto y simple, siento que estoy perdiendo el tiempo.
Una buena estructura del día seria algo así: a la mañana bloques largos de proyectos importantes. Al mediodía y tarde: tareas difíciles, pero más cortas. En lo que queda del día: trámites, transferencias, pagos, completar planillas. El principio sería utilizar las horas de mayor capacidad de concentración para lo que así lo requiere y dejar tu peor versión para lo que resta. Para profundizar “4 bloques para un día híper productivo”
- LIBERAR LA CABEZA:
Nuestra mente es genial para encontrar soluciones, para conectar con personas, para ser creativa y para muchas cosas más. Pero es pésima para acumular información. No le hacemos ningún favor intentando recordar lo que tenemos que hacer al día siguiente, o teniendo una lista de pendientes en la memoria. Liberar esa memoria RAM es poner más recursos al servicio de lo importante.
Tu teléfono puede con todo eso que tu mente no. Dejalo hacer su trabajo. El primer paso es hacer el ejercicio de vaciar tu cabeza, anotando todo lo que tenes dando vueltas. El mantenimiento de eso lo podemos hacer con una hoja de captura (un autogrupo de Whatsapp es muy práctico). No olvidar vaciar esa hoja de captura cada semana. Para profundizar “Mantener tu mente enfocada en tu negocio”
“No son los sanos los que tienen necesidad del médico, sino los enfermos. Porque no he venido a llamar a justos, sino a pecadores”. En este pasaje de la biblia, el escritor deja claro que la propuesta no es para los que la tienen clara, sino para los que tienen problemas.
Los métodos de organización tienen el mismo fin, son para quienes nos sabemos imperfectos. Son para quienes necesitamos ayuda, algo que nos pueda guiar en el limite del día a día, en el cansancio y la fragilidad. Estas herramientas no son para los perfectos, son para los que queremos administrar nuestro caos. Para los que no queremos dejar nuestro destino en manos de un sistema tan poco preciso como nuestra memoria, nuestras emociones o nuestra fuerza de voluntad.