Un error muy común de los dueños de negocio es tomar decisiones importantes solo en base a la intuición. Cayendo en conclusiones subjetivas y sumamente sesgadas.
Tal como dice Edward De Bono en “seis sombreros para pensar”, la parte emocional (sombrero rojo) tiene que estar presente y hay que tomarla en cuenta. Pero es fundamental ponernos el sombrero blanco de los datos duros para tener conocimiento verdadero del negocio. 
Poder analizar los negocios desde diferentes perspectivas es crucial para tomar buenas decisiones y poder crecer de manera sólida.

La buena noticia es que para conocer los números de tu negocio no necesitas ser un experto ni dedicarle mucho tiempo. Lo que necesitas es tener hábitos incorporados para darle seguimiento a los índices vitales de tu negocio. Para profundizar en este tema, dejo este articulo: Finanzas imprescindibles para emprendedores

Ahora nos vamos a ocupar del sombrero blanco. Específicamente de como encontrar el punto de equilibrio de tu negocio.
Vamos a verlo a modo paso a paso para que puedas realmente calcularlo para tu negocio.

PASO 1 calcular costos fijos. Lo primero que tenemos que hacer es conocer en profundidad esta estructura de costos. Son todos aquellos costos en los cuales incurrís, aunque tu negocio venda $0. Es un concepto bastante fácil de comprender. Pero lo que a veces sucede es que hay muchos ocultos. Si revisamos los débitos del banco e investigamos, es probable que tengamos varias sorpresas.
El resultado va a ser un numero en moneda por un periodo determinado. Ejemplo: $50.000 mensuales.

PASO 2 calcular costos variables. Son los costos que cambian en relación a las ventas que tenemos. Muchas veces no son matemáticamente proporcionales, pero tienen mucha relación con los ingresos (de la misma manera que hay fijos que varían con las ventas pero tienden a ser fijos).
Hay dos maneras de calcularlo:

• Método teórico: es la relación entre todos los ingredientes, materiales e insumos que el producto o servicio lleva consigo en teoría y el precio de venta.
• Método práctico: es la relación entre todos los costos relacionados a las ventas directas de un periodo y las ventas totales del mismo periodo.

En ambos casos el resultado va a ser un porcentaje. Ejemplo: 45% de costo variable. Es probable que cada método te de resultados diferentes. 

Nota sobre impuestos: cada uno puede incluir a los impuestos de la manera que quiera en fijos o variables. Personalmente pongo ingresos brutos como variable e impuesto al valor agregado como fijo. Y calculo utilizando ventas y costos brutos. En negocios con cierta informalidad puede ser muy práctico este esquema. Pero cada negocio tiene que ir trabajando en su método.

PASO 3 calcular el punto de equilibrio.Es un número que te dice cuanto tenés que vender para no perder ni ganar plata. Si los pasos anteriores fueron correctos, calcular el punto de equilibrio es muy simple. Repito: si los pasos anteriores si hicieron bien. Porque el error mas común en todo este proceso es subestimar el tiempo dedicado a revisar los verdaderos costos fijos y los verdaderos costos variables.

Hacemos una pequeña cuenta para calcular la contribución marginal de cada venta (cuantos centavos nos quedan por cada peso que vendemos). Si nuestro costo variable es de 45%, entonces nos quedan 0,55 centavos. El punto de equilibrio se calcula de la siguiente manera: $50.000 (fijos) / 0,55 = $90.909. Estas son las ventas que deberíamos tener en el periodo de tiempo que calculamos los fijos para no ganar ni perder plata.

Lo interesante de este proceso es poder entender como influyen las diferentes variables. Cuando tenes todos los números “sobre la mesa” podés ver con claridad que impacto puede tener cada cambio. Por ejemplo:

• Si bajo mis costos variables 5%: $50.000 / 0,60 = $83.333. Tengo que vender $7000 menos para comenzar a ganar plata.
• Si bajo mis costos fijos $10.000: $40.000 / 0,55 = $72.727. Tengo que vender $18000 menos para comenzar a ganar plata.
• Si aumento las ventas $90.909 – $120.000 (ventas totales) = $30.000 * 0,55 = $16.500 de rentabilidad.

Puede ser que todo esto suene tedioso y aburrido. Pero les aseguro que no hay dueño de negocio exitoso que no maneje sus números con claridad. Acá es donde comienza el trabajo duro necesario para crear un negocio sólido.

Para hacerla mas fácil, dejo para descargar una planilla de Excel donde directamente podes cargar los números y te va a ir dando los resultados. Pero aclaro que es solo una ayuda inicial, va a ser necesario que te involucres en profundidad.

DESCARGAR PLANILLA EXCEL DE PUNTO DE EQUILIBRIO PARA TU NEGOCIO