“Mariano, yo lo que quiero es comprar un sistema que me diga como va el negocio. Yo no tengo tiempo y no se nada sobre números ni Excel… ¿No existe algo asi?”
“No existe algo asi. Quizás alguien te lo venda, pero vas a tirar la plata. Los sistemas comprados ayudan a manejar grandes cantidades de volumen de información. Pero no van a decidir que es lo importante para tu negocio. Invertir tiempo en crear los índices claves de tu negocio es un trabajo irreemplazable”.
Esta charla tuve hace poco con una cliente que tiene un negocio importante, pero con muy poco conocimiento de sus números. Las cosas “van bien” porque tiene buenos márgenes, prestigio y clientes fieles. Pero le costaba mucho tomar decisiones basadas en datos porque no contaba con datos duros. Por lo cual, le estaba costando enfocar sus esfuerzos, atendía un poquito a cada asunto porque no sabia cual esta bien y cual tenia que mejorar.
Los índices claves nos ayudan a enfocarnos y trabajar en lo correcto. El gran objetivo es poder tener rápidamente un panorama de lo que esta sucediendo en tu negocio. Que esta en “verde”, que esta en “amarillo” y que esta en “rojo” para ordenar prioridades.Cuando tenemos un negocio en crecimiento, es probable que no podamos prestar atención a todo al mismo tiempo como quizás hacíamos cuando comenzamos. Con el crecimiento de clientes, proveedores, empelados y movimiento en general, comienzan  suceder cosas sobre las cuales no tenemos control directo. Y esto puede ser peligroso si no medimos las cosas importantes.
Para poder crear los índices claves de tu negocio, te recomiendo seguir estos pasos. Es la guía que utilizo con mis clientes en las mentorías personalizadas y lo que fui perfeccionando durante años en mis negocios.

1- DEFINIR OBJETIVO. Que ejes y áreas están involucradas.Como todo lo que hacemos, tenemos que tener un norte claro. Si vamos a invertir tiempo y esfuerzo (y plata quizás) en crear indices de calidad, tiene que tener sentido. Como nuestros recursos son finitos, tenemos que elegir que batallas pelear. Y en este caso, que cosas medir.Por ejemplo:. Bajar mis costos variables en 10% y aumentar las ventas un 40% para lograr duplicar mi rentabilidad.. Aumentar el alcance de mi negocio y mejorar las conversiones de cada etapa para duplicar las ventas.. Trabajar la mitad del tiempo en mi negocio, manteniendo la rentabilidad.
Los objetivos tienen que estar alineados con el largo plazo y con el conocimiento de saber que es lo que mas impacto puede llegar a tener. Se necesita un tiempo de reflexión para entender que es en realidad lo que queremos. Si queremos demasiadas cosas, nuestros esfuerzos se van a diluir, mejor poco y enfocado.

2- ¿QUÉ QUEREMOS MEDIR? Indices predictivos y rezagadosCuando sabemos hacia donde queremos ir, podemos decidir que tenemos que medir para que nos ayude a comprender nuestro progreso. En este punto tenemos dos tipos de índices. Los que nos dicen lo que ya pasó (rezagados) y los que nos ayudan a entender lo que probablemente pase (predictivos). Veamos algunos ejemplos de cada uno.
Rezagados. En todos los casos, son números con los cuales ya no podemos hacer nada, pero tenemos que conocer. No voy a entrar en detalles con cada uno porque en otros artículos profundizo sobre como generar estos números. Fianzas imprescindibles para emprendedores.. Rentabilidad. Por canal, por unidad de negocio.. Costos variables en % y $.. Ventas totales / ventas por canal / ventas por unidad de negocio. En moneda $$, en unidades, volumen.. Clientes. Cantidad, duración, ticket promedio.

Predictivos. Son aquellos que pueden darnos pistas sobre como van a cerrar los índices más importantes. Al fin y al cabo, por lo general queremos mejorar la rentabilidad final, pero para poder entender en que trabajar, necesitamos desglosar y trabajar en cada uno por separado.Algunos ejemplos de indices predictivos:
Ventas proyectadas utilizando día de venta promedio.Cantidad de consultas por canal por tiempo determinado.Cantidad de reuniones previas al cierre por tiempo determinado.Cantidad de personas que entran a un local físico por tiempo determinado.Cantidad de hs dedicadas a vender en total.Porcentaje de personas que pasan de publico frío a tibio y de tibio a caliente.Porcentaje de conversión de producto o servicio gratis.
Compras de insumos/materiales/productos en relación a las ventas por periodos cortos (día, semana).Incidencia de costos fijos en relación a las ventas proyectadas (usando día promedio).Cuantas hs de personal tenes asignadas en relación a las ventas.Cantidad de ausentismo por semana.Cantidad de clientes por horas de atención.

3- REGISTRO Y MEDICIÓN.Una vez que elegimos cuales son los que queremos generar (recomiendo que sea progresivo), vamos a designar como vamos a obtener ese información y como la vamos a registrar.Esta es una de las razones por la cual recomiendo elegir pocos índices a crear, porque la complejidad de la ejecución suele ser mayor a la esperada.Por ejemplo, si queremos medir la cantidad de consultas por nuestro servicio, suena “fácil”. Pero llegan consultas a nuestro local físico, por Instagram, por whatsapp de varias personas, gente que pregunta personalmente, por mail, por teléfono fijo y por celular. Por lo cual, tener un registro fiel de esta información pasa a ser un trabajo importante.
Es muy importante responder a estas preguntas para no dejar nada en el aire.
¿Quién registra? Quien va a ser la persona o sistema automático que va a registrar la información. Tiene que ser un procedimiento simple y asegurarse de que no haya posibilidad de olvido o perdida de información.
¿Cómo se registra? Definir si es en una computadora, en una planilla de papel, textos en un grupo de whatsapp o una hoja de Excel. El objetivo es que sea fácil, rápido y que esté en medio de un circuito ya existente.
¿Cuándo se registra? Hay índices que se calculan mensualmente como por ejemplo el rezagado “costo laboral”. Pero hay otros que tienen que ser semanales, como por ejemplo “horas asignadas en relación a horas impartidas”. Y otros diarios, como por ejemplo “cantidad de consultas”. Según el volumen de información, tenemos que determinar el registro y procesamiento.

– LECTURA Y SEGUIMIENTO.Una planilla de Excel rebalsada de números, un grupo de whatsapp con cientos de fotos de planillas o una pila de papel con información importante sin ser procesado, no sirve de nada.Entonces en este punto, tenemos que encarar el procesamiento y visualización de estos índices. Para eso, tenemos que tener en cuenta los siguientes conceptos para darle real utilidad al trabajo que hicimos.
Visibilidad: hay que asegurar fácil y rápido a los indices para poder verlos con regularidad. Recomiendo una planilla Excel (Google Drive es muy práctico) donde confluyan los números mas importantes.
Historial: es muy útil poder tener a la vista el proceso de los indices. Si contás con información vieja para generarlos, es muy positivo también. Si no la tenes, nunca es tarde para comenzar.
Parámetros: a partir del historial, de los números de tu industria y de tus objetivos, vas a definir que es normalidad y que esta por arriba o por abajo de esos parámetros.El objetivo de este aspecto es poder identificar los agujeros en el barco y atender con mucha más atención mientras lo que esta funcionando bien, sigue su curso.
Cruzados: es interesante ver la relación entre los índices predictivos y rezagados. Por ejemplo, ver como influyen las consultas de los meses anteriores en las ventas totales del mes en curso. Con estas relaciones podemos tomar mejores decisiones. 
Protocolos: cuando ves que algunos índices se van de la normalidad, se pueden establecer protocolos para aplicar. Es especialmente útil cuando involucra mas de una persona y se necesita velocidad de ejecución. Por ejemplo si cae el índice que muestra la conversión de “reunión a venta”, podemos activar un entrenamiento a la persona que recibe a las personas en ese encuentro.

– CORRECCIÓN Y OPTIMIZACIÓN CONTINUA.Los índices están al servicio de nuestros objetivos. Por lo cual si nuestros objetivos cambiaron o vemos que no son relevantes, los eliminamos o los corregimos. Ejemplo: Si vemos que el costo laboral esta muy bajo, quizás no tenga sentido mantener el registro de ausentismo.
Si hay alguno que es útil, pero incompleto, lo vamos mejorando. Por ejemplo, si el numero de “cantidad de consultas totales” es relevante, pero no suficiente, podemos diferenciar por canal en el que entraron las consultas, para determinar en cual enfocarnos.

Esta es quizás la parte menos divertida de tener un negocio. Pero si lo hacemos de manera progresiva y entendemos el impacto positivo que tiene conocer las métricas claves, es probable que te “enganches” y los conviertas en un hábito.