Te propongo el siguiente ejercicio: agarrá una hoja (nota en la computadora o el celular) y escribí todo (TODO) lo que tenés en tu cabeza dando vueltas. Sin ningún orden, sin juzgar si está bien o mal. “vomitando” todos los temas de todas las áreas de tu vida. Nadie lo tiene que ver, así que no dejes de anotar nada. Por favor tomate 5 minutos para hacer esto.

¿Listo? si hiciste bien el ejercicio (y todavía no tenes un sistema adecuado), tu hoja se va a ver similar a esta lista:

• Llevar a los chicos al colegio esta semana
• Comprar zapatillas nuevas para Juancito
• Organizar cumpleaños de Anita
• Resolver problema con las entregas del cliente X
• Responder mail al proveedor X
• Ir a hacer un chequeo general al medico
• Y al dentista!
• Malestar por la pelea con X empleado
• Comenzar a leer X libro
• Terminar el curso que deje por la mitad
• Bajar los costos de salidas familiares
• Decidir con mi pareja con quien pasamos las fiestas
• Actualizar los precios de X productos
• Hacer ese llamado a X para decirle tal cosa
• Que alegría que falta poco para las vacaciones
• Últimamente me estoy acostando demasiado tarde

Pareciera que la lista puede ser tan grande como el tiempo que le dediquemos. Si no venimos trabajando en un sistema que nos permita despejar nuestra cabeza, vamos acumulando todo este tipo de información.
Nuestra mente es muy buena para crear soluciones, para conectar con otras personas y para muchas cosas más. Pero es mala para acumular información. Y si insistimos en que guarde este tipo de datos, problemas no resueltos y recordatorios, estamos malgastando nuestra capacidad creativa y analítica. Estamos consumiendo “memoria ram” de manera innecesaria.

El paso #1 para comenzar a liberar el valioso espacio de nuestra mente, es tener un lugar donde volcar todos estos pensamientos en el momento que aparecen. Para eso, necesitamos una “hoja de captura” siempre a mano.

– HOJA DE CAPTURA:  De la misma manera que para las finanzas personales el paso número uno es anotar los costos, para la gestión de la atención, es anotar las ideas, datos, preocupaciones y reflexiones.
Hay gente que  lleva consigo libretas físicas pequeñas. Personalmente uso un “autogrupo” de whatsapp (donde estoy yo solo) como hoja de captura. Lo importante es tenerlo muy a mano para no perder tiempo buscando, tiene que ser instantáneo. Por eso el celular es tan efectivo, porque ya está con nosotros siempre.
Cuando te acostumbras a este hábito, quizás anotes 10, 15 o 20 cosas al día. Puede parecer mucho trabajo, pero es mucho más trabajo para tu mente intentar recordarlo.

Para que esto funcione, tenemos que tener el hábito de vaciar esta hoja de captura regularmente. Yo lo hago una vez por semana durante la planificación semanal. Sino tenemos un momento destinado a procesar las notas, nuestra mente no va a confiar en el método y va a querer seguir recordando todo.

¿Qué hacemos con esas notas? Imaginemos que tenemos una pila de cosas (notas) y tenemos que clasificarlas en diferentes “cajas”. En el momento de procesarlas, vamos a decidir cual es el destino de cada nota. Cada una va a ir necesariamente a alguno de estos destinos. No vale dejarlas “en el aire”, siempre tienen que caer en alguno de estos destinos. Si no corresponde a ninguno es porque te falta una categoría.
Durante años fui creando diferentes categorías y hace un tiempo que no tengo ninguna anotación que me quede libre, siempre encuentra su lugar en alguno de estos destinos:

– Caja Calendario: algunos recordatorios directamente pueden ir a ocupar un bloque en el calendario. Aquellos eventos que tienen un horario y día determinado. También en el calendario podemos ponernos tareas que podemos hacer en determinados momentos si sabemos que en ese momento vamos a contar con el tiempo adecuado.
Ejemplo: “Dentista martes a las 17hs en x dirección”, “Miércoles 18hs completar x formulario y enviar a tal persona”

– Caja Hoja de proyectos: Hay varias ideas, datos e información que quizás sea parte de algo más grande. Por ejemplo, si estás trabajando en un nuevo canal de venta para tu negocio, es probable que se te ocurran muchas cosas sobre ese tema. Para eso podemos tener las hojas de proyecto. Para poder poner en esas “cajas” todo lo correspondiente a un proyecto específico. Podemos tener muchas de estas al mismo tiempo, tantas como proyectos activos tengamos.
Ejemplo: “Actualizar los precios antes del lanzamiento” puede ir en la hoja de “Nueva tienda virtual para X línea de productos”. “Pedir presupuesto a nuevo albañil” puede ir en la hoja de proyecto “Reformas de la casa”. Cuando nos estemos dedicando a estos proyectos, vamos a tener toda la información necesaria en estas hojas.

– Caja Lista de pendientes:Hay algunas tareas que son prácticas y puntuales, pero que quizás no es el momento de hacerlas. En ese caso, podemos tener una lista de pendientes. La clave está en revisarla todas las semanas y ver si hay algún pendiente al cual tenemos que atender. En ese caso, se pasa a el calendario. Es una buena idea tener lista de pendientes por áreas o roles, para poder revisarlas por separado. La velocidad con que resolvamos estos pendientes va a hacer que la lista se achique, mantenga o se agrande. El objetivo sería ir vaciando estas listas, pero este artículo es sobre claridad mental, no sobre optimización de la ejecución. Por lo cual, no vamos a profundizar en este aspecto.
Ejemplo: “Cambiar la canilla de la cocina que pierde” en pendientes de “Casa y familia”. “Enviar clave fiscal al nuevo contador” en pendientes “Negocio x”.

– Caja Incubadora.Es muy probable que tengas ideas que no tienen un lugar en el calendario, ni son proyectos actuales, ni tampoco son pendientes. Seguro que se te ocurren ideas que estaría bueno hacer algún día, pero no sabes ni cuando ni como. Para dejar volar la imaginación y no intentar reprimir estas ideas, las vamos a volcar en “ideas incubadas”. Van a estar ahí hasta que les llegue el momento o quizás nunca vean la luz. Pero lo importante es que ya no necesitan estar en nuestras cabezas para seguir vivas.
Ejemplo: “Volver a hacer surf como cuando era más joven”. “Abrir una nueva unidad de negocio complementaria a la actual”. “Organizar una cena con compañeros del colegio”.

– Caja Reflexiones.Hay algunas reflexiones y pensamientos que no encuentran lugar en las cajas anteriores. Cuestiones ligadas a los vínculos, autoconocimiento, aprendizajes y observación. Esas cosas también podemos escribirlas y ponerlas en cajas para que no nos ocupen lugar mental ni sean olvidadas.
Ejemplo: “Creo que estoy descubriendo que mi vocación es…” “Disfruto mucho de estar con x persona y cada vez menos de estar con x”.

– Caja Basura.Es probable que muchas cosas de las que anotaste, al momento de clasificarlas, ya no tengan sentido. Directamente las eliminamos sin guardar nada.
Ejemplo “Ir a la verdulería a hacer la compra semanal” Si ya fue tu pareja, se elimina. “Arreglar la relación con x empleado” Si el empleado renunció, entonces se elimina.

Una de las claves es ejercitar el músculo de la toma de decisiones. Al principio todo parece confuso, pero cuando tomamos ritmo, vamos siendo muy ágiles en el proceso. Si nunca tuviste un sistema como este y lo ves muy lejano, no te preocupes, arrancá por algo simple como la hoja de captura. Escribiendo ahí todo lo que se te ocurre y revisando esa lista de manera periódica. Si lo haces hábito, de a poco vas a ir encontrando la manera de mejorar el método y que sea cada vez más efectivo.

Los dueños de negocio tenemos que generar resultados para pagar las cuentas y llevar plata a casa. No alcanza con estar ocupados haciendo cosas. Y para eso tenemos que ser la mejor versión posible de nosotros mismos. Y entre otras variables importantes, el tener la mente despejada y enfocada es clave.

Para profundizar en este tema (y otros relacionados a la gestión del tiempo) recomiendo el libro “Organízate con eficacia de David Allen”