Necesito un día de 34hs
Mi vida es un vuelo sobrevendido
Las urgencias me pasan por arriba
Nunca termino lo que tengo que hacer
Mi lista de pendientes no para de crecer
No puedo equilibrar mi vida personal con mi trabajo

Estas son algunas de las frases que más escucho cuando acompaño personas que llegan con la intención de mejorar su gestión del tiempo.
Para comenzar a entender el problema hay que saber que la “falta de tiempo” es un síntoma, no una causa en sí misma. Por una simple razón: no podemos tener más tiempo aunque querramos, por lo cual no es un problema. El problema es como lo utilizamos.

Decir “cómo utilizamos el tiempo” es lo mismo que decir “como utilizamos la vida”. Por lo tanto, es un tema muy amplio y complejo. Quizás sea necesario que atiendas temas más profundos para cambiar de raíz algunas cosas, pero para poder hacer eso, es necesario tener un poco de oxígeno. Esa es la intención de este artículo, liberar algunos recursos para poder comenzar esa búsqueda.
Estos son los pasos que sugiero para comenzar a tener más tiempo, control y organización en tu día a día. (Sugiero no saltearse los pasos porque no va a dar resultado).

PASO 1 – DEFINIR ROLES Y VISIÓN.
Muchas veces, la sensación de “falta de tiempo” se da por no atender a todos los roles importantes de tu vida. Casi nunca el problema está en las horas que trabajas o en las urgencias que surgen, sino en el descuido de algunas áreas importantes.
No estoy cuidando mi salud, no estoy comiendo bien, no estoy suficiente con mi pareja, no estoy saliendo con amigos, no estoy haciendo ejercicio, no estoy leyendo, no… la lista de noes puede ser infinita. Esto agota mucho. Por eso el primer paso es tirar ese lastre. Reducir al mínimo todo lo que “no estoy haciendo”.
Un ejercicio muy efectivo es definir los roles importantes que queres atender. Por ejemplo: persona, padre, marido, dueño de negocio, emprendedor, amigo, ect. No más de 7 en lo posible. Cuantos menos, mejor.
Con los roles definidos escribí una visión a 5 años. Describí un día de tu vida, uno posible pero desafiante. Con el negocio que te gustaría tener, con la gente que te gustaría estar, con las sensaciones que queres tener, con la salud que deseas y con todo lo importante de cada rol.
De esta manera vas a darte cuenta de deseos incompatibles y te vas a ver obligado a elegir de antemano. Eso va a ayudar a eliminar tareas y actividades que estás haciendo hoy solo por inercia. 

PASO 2 – GENERAR TIEMPO.
Con un norte definido y las prioridades claras vamos a revisar nuestra agenda de las semanas que pasaron. ¿A que le estuvimos dedicando tiempo? Podemos hacer una lista con las horas dedicadas a cada actividad y a cada rol.
Esas actividades que venís haciendo van a tener que pasar por el filtro de 2 preguntas.

• ¿Esta tarea o actividad está alineada con lo que quiero para mi vida o es obligatoria? Si la respuesta es SI, pasa el filtro. Si la respuesta es NO se ELIMINA.
• ¿Esta tarea o actividad se puede simplificar, delegar o automatizar? Si la respuesta es NO, la sigo haciendo normalmente. Si la respuesta es SI, encaro el proceso de simplificarla, delegarla o automatizarla.

Pasar por este filtro, nos obliga a reflexionar sobre todo lo que hacemos y no deberíamos estar haciendo. Con creatividad podemos generar muchos minutos libres al día que se traducen en días libres al año. Algunos ejemplos:
“Paso todos los días 5 minutos buscando medias limpias y secas” Posible solución: Hago una compra de 12 pares que combinen con todo. Ahorro anual: 30hs.
“Cada semana paso 4hs en el supermercado”. Posible solución: me hago el hábito de pedir por Internet. Ahorro anual: 200hs.
“Llevo al colegio de lunes a viernes a mis hijos, son 2hs por día”. Posible solución: buscar padres del mismo colegio para hacer pool y llevarlos 2 días a la semana. Ahorro anual: 300hs.
Es importante tener presente que la mayor cantidad de problemas vienen de nuestro trabajo y de las cosas importantes y complejas. Pero la manera de lograr tener más tiempo se encuentra en las cosas simples y cotidianas.


PASO 3 – REDISEÑANDO LA AGENDA
El objetivo de ganar tiempo es ganar vida, no el tiempo en sí. Con el norte definido y con algo de tiempo que nos sobra, comenzamos a incluir espacios para los otros roles de nuestra vida.
En el fondo no nos importa que tan apretada este la agenda. Lo que nos importa es como nos sentimos y como influimos en los demás. Si no tengo un segundo en mi día, pero me siento en paz, productivo, con mucho para dar, saludable y pleno, no me va a importar.
Entonces, es momento de buscar esas sensaciones, esa plenitud. Una muy buena idea es comenzar a generar hábitos que incluyan todos los roles importantes de nuestra vida.
Ejemplos: incorporar hábitos saludables como el ejercicio, el planificar las comidas o comenzar a leer.  Programar encuentros de calidad con nuestra pareja, hijos y amigos para fortalecer vínculos. Bloquear horas de foco y concentración para dedicarnos a proyectos importantes y complejos en los momentos de mayor energía de nuestro día. En resumen, todo lo importante y no urgente que va sumando a cada rol de tu vida.

Es un proceso donde la ansiedad y la sensación de estar abrumado cada vez aparecen más espaciadamente.
Personalmente dedico 3hs por día (de 5 a 8 de la mañana) a conectarme con estos hábitos. Repaso mi visión, hago ejercicios de gratitud, escribo en un diario, medito, hago cursos on line, hago ejercicio y otras cosas importantes no urgentes. Para poder lograr esas 3hs “libres”, trabajé durante un año con un objetivo claro, optimizando cada parte de mi día.

Claro que para que esto se mantenga en el tiempo, necesitamos nutrirlo. Una muy buena manera de hacerlo es leer sobre productividad personal, escuchar podcast y seguir a referentes del tema. Es fundamental que se convierta en un área de interés, que te apasione aunque sea un poco. Sino va a ser como esa dieta que hiciste pero que nunca incorporaste como hábito y genera el “efecto rebote”.
Vale la pena el esfuerzo, porque no estamos hablando de tiempo, estamos hablando de vida.

¿Como sentís que te llevas con la organización del tiempo? ¿Qué técnicas te sirven? ¿Qué desafío estas queriendo resolver sobre este aspecto? Me podes contar acá mismo o en @pleno_emprendo en Instagram.