En este episodio vamos a profundizar en las 4 generaciones de gestión del tiempo planteadas por Stephen Covey en su libro 7 hábitos de las personas altamente efectivas.
Voy a intentar describir sus principales características, sus aportes y limitaciones. Principalmente cual es su aplicación actual y como podés aprovechar cada herramienta para estar mejor organizado. Te invito a que te quedes escuchando para saber que generación estás utilizando y como pasar a la siguiente.
“No quiero jugar hoy con vos, estoy con mi primo. Chau” seguido de un portazo. Esto escuché mientras comenzaba a escribir este texto. Era Vinchu (mi hijo mayor de 6 años) que echaba de forma despiadada a un amigo del barrio que quería jugar con el. Con mucha molestia me paré y fuí a hablar. Escuché sus razones por las cuales había dicho eso, yo le expliqué que en esta casa todos son bienvenidos y armamos un plan para integrarlo al juego de la mañana. Cuando volví a escribir, había perdido 15 minutos y el hilo de lo que estaba haciendo. Pero el criterio de la cuarta generación entró en acción en mi cabeza y me di cuenta que no había perdido 15 minutos. Había elegido sabiamente que hacer con ese tiempo. Porque administrar el tiempo, es ser proactivo con la vida.
Veamos las 4 generaciones de administración del tiempo. Te invito a que veas en que nivel estás y cual sería tu próximo paso:
PRIMERA GENERACIÓN ????
- Palabra clave: Listas.
- Descripción: Se trata de realizar notas y listas de tareas e ir realizándolas una a una.
- Su mejora: Dejar de depender de la memoria. Poder enfocarse en la tarea que tenés entre manos con una ayuda externa, libera algunos recursos mentales y eso es muy bueno.
- Utilidad: Desarrollar procedimientos y seguirlos. Para no saltearnos pasos ni olvidarse de las cosas. Es muy útil para complementar tareas complejas. La listita puede convertirse en descripciones de procedimientos tan complejos como necesites. Hay un libro actual muy interesante que habla de esto mismo. Para quien quiera profundizar: El efecto checklist, Atul Gawande
- Sus limitaciones: Que sea muy efectivo, no quiere decir que sea suficiente. Podemos mejorar muchos aspectos de nuestra planificación, pero una lista de tareas esta muy lejos de resolver los desafíos que nos plantea la gestión del tiempo y las prioridades. Las listas siempre tienden a agrandarse, siempre hay más tareas para hacer. Nunca alcanza el tiempo. Eso genera ansiedad y poca efectividad a lo largo del tiempo. Da esa sensación de hacer mucho y lograr poco. Sorprendentemente la mayoría de las personas (no tengo datos, es intuición) está en esta generación. Se maneja complementando la memoria con tareas pendientes en una hoja como principal y única herramienta.
SEGUNDA GENERACIÓN ???? + ????
- Palabra clave: Agenda.
- Descripción: Pensar orientado al futuro, poniendo los eventos en una agenda. Bloqueando tiempo para determinadas actividades. Premeditando los tiempos asignados a cada tarea.
- Su mejora: Es una gran avance desde las listas de tareas. Porque suma variables muy importantes como el tiempo que nos va a llevar, en que día y en que momento van a tener lugar.
- Utilidad: La utilización de la agenda es básico para cualquier persona que quiera tener cierta proactividad y liderazgo sobre su tiempo. No usarla supone un uso excesivo de la memoria para recordar los eventos y una desgastante toma de decisiones continua. De la misma manera que la lista de tareas, es condición necesaria pero no suficiente para una buena administración del tiempo.
- Sus limitaciones: Similar al problema de las listas, el tiempo nunca es suficiente cuando no tenemos un criterio para elegir que hacer y que no. Es un gran avance ver de forma gráfica el momento dedicado a cada cuestión, pero insuficiente para avanzar con proyectos complejos, la vida personal, para manejar imprevistos y otras variables reales de la vida. Quien a utilizado una agenda sin tener un sistema sólido de prioridades, probablemente se haya frustrado mucho. En el caso de que funcionara su planificación al pie de la letra, aún así, difícilmente lo acerquen a proyectos de largo plazo, porque no hay una jerarquización clara en esta generación. No está orientada a objetivos.
TERCERA GENERACIÓN ???? +???? + ????.
- Palabra clave: Objetivos.
- Descripción: Utilizando las dos herramientas anteriores (agenda y listas) suma los objetivos orientados a los valores de la persona. Se decide que tarea es más importante en base a los criterios personales. Se trazan objetivos a largo plazo y metas de corto plazo. Se suma también la planificación diaria como herramienta para tomar decisiones.
- Su mejora: La mejora respecto a las generaciones anteriores es enorme. En este punto hay un salto muy grande en la eficiencia de la gestión del tiempo. En esta generación el “no” comienza a tener un lugar central. Se trata de ir eligiendo aquellas tareas y acciones con mayor impacto para tus objetivos.
- Utilidad: Lograr objetivos concretos en cualquier área de tu vida. Para avanzar de forma rápida y determinada hacia donde querés. Es especialmente útil para proyectos complejos, donde siempre podemos hacer más cosas de las que el tiempo nos permite. Para tener un negocio que consiga los resultados, estar en esta generación es fundamental.
- Sus limitaciones: Voy a utilizar las palabras de Stephen Covey “Si bien la tercera generación ha realizado una notable contribución, ahora se ha empezado a comprender que la programación y el control “eficientes” del tiempo a menudo resultan contraproducentes. Centrarse en la eficiencia crea expectativas que no concuerdan con las oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y disfrutar de momentos espontáneos día tras día.” Esta generación es la culpable de la mala reputación de la palabra productividad. Es la imagen de la persona ensimismada, solo enfocada en sus objetivos. La imagen de las personas que logran lo que quieren sacrificando sus relaciones, su salud y su capacidad productiva de largo plazo. Estas con algunas imágenes que aparecen cuando Googleas persona productiva. Están solas, haciendo demasiadas cosas, con sonrisas falsas y ropa incómoda… Yo no quisiera ser esta persona productiva.
CUARTA GENERACIÓN. ???? +???? + ???? + ????????????????
- Palabra clave: Prioridades.
- Descripción: Debería llamarse administración de vida. En esta generación utilizamos el tiempo como recurso vital para las cosas más importantes: los objetivos, las relaciones interpersonales y nuestra capacidad productiva. A esta altura ya entenderás que cada generación incluye las herramientas anteriores. Incorpora dos conceptos claves para tomar decisiones: lo urgente y lo importante. En el gráfico se pueden ver los 4 cuadrantes resultantes de las combinaciones.
- Su mejora: La noción de objetivos es muy efectiva para trabajar en ciertas cuestiones que se pueden medir. Como la facturación de un negocio, la cantidad de clientes, el peso corporal, libros leídos e infinidad de objetivos propios de la tercera generación. Pero para cultivar relaciones y cuidar nuestra capacidad productiva necesitamos un nuevo criterio que incluya pasar tiempo es cuestiones importantes no urgentes. Esta generación incorpora en la planificación el tiempo dedicado a estas actividades, aún en detrimento de ciertos objetivos.
- Utilidad: Con un buen entendimiento y entrenamiento de esta generación, no hace falta saber nada más en relación a los conceptos de la gestión del tiempo. Contempla cualquier situación posible. Sirve para estar en permanente contacto con tus prioridades más importantes, para evaluar lo que venís haciendo y planificar mejoras. Aún en momentos de imprevistos, vamos a tener las herramientas para decidir donde poner nuestro tiempo y sentirnos tranquilos con eso. La incorporación del cuadrante 2 (no urgente e importante) le aporta una gran riqueza.
- Sus limitaciones: La gran dificultad radica en que para dominar esta generación, tenemos que estar entrenados en las generaciones anteriores. No es posible sin utilizar listas de tareas, agenda y una buena planificación de objetivos.
Si querés conocer las verdaderas prioridades de una persona, podés pedirle que te muestre su agenda. Donde se pone el tiempo, se pone el corazón. Si tus prioridades no se traducen en momentos de atención, no son realmente prioridades, serían expresiones superficiales de lo que se esperaría de vos.
Escribiendo este texto me reencontré con cosas que me movilizaron hasta lo más profundo hace varios años. Me reencontré con esa perspectiva de largo plazo y la mirada inter-generacional. También confirmé que la persona que soy hoy, en gran parte es consecuencia directa de decisiones tomadas hace años cuando comencé a estar en contacto con estas ideas. Y también tengo la certeza de que la persona que sea en diez años, va a ser consecuencia de las decisiones que esté tomando hoy.
Un buen sistema de organización + Tomar decisiones incómodas + Tener paciencia = Las cosas van a ir muy bien.
Para profundizar en estos temas recomiendo tres libros:
- Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen Covey.
- Getting Things Done, David Allen
- The ONE Thing, Gary W. Keller